Akreditasi Puskesmas….Harus Dimulai Dari Manakah???

Penulis : Ekariny Situmorang

https://www.facebook.com/ekariny.situmorang.5

Mumpung masih segar di ingatan, dan mumpung masih tersisa semangatnya, ingin sekali membagikan sedikit pengetahuan yang saya punya kepada Teman-teman di Puskesmas dimanapun berada, yang akan akan mempersiapkan diri menuju Survei Akreditasi.

Salah satu prinsip yang harus ditanamkan adalah, bahwa Akreditasi itu sesungguhnya adalah proses perbaikan mutu kinerja secara berkesinambungan, yang tidak akan berhenti setelah proses survei berlangsung, tetapi harus terus berjalan selama Puskesmas itu masih berdiri.

Jadi Proses Akreditasi itu sesungguhnya adalah momen pembelajaran yang sangat berharga, sekaligus sebagai momen refreshing Ilmu Pengetahuan yang muaranya adalah Kepuasan Pelanggan dalam hal ini masyarakat sebagai penerima pelayanan atau Kinerja Puskesmas.

Langkah-langkah di bawah ini saya runut berdasarkan pengalaman dan hasil ‘curian’ ilmu dari beliau-beliau yang lebih ahli, yang sesuai boleh diadopt, dan yang tidak sesuai boleh diabaikan. Keseluruhan langkah ini tidak semua kami terapkan, Karena sesungguhnya pemahaman akan seluruh proses ini saya dapat bahkan di Hari H survei hehehe…

Langkah I: Pembentukan Tim Akreditasi dan Tim Managemen Mutu

A. Tim Akreditasi

Tim Akreditasi terdiri dari Penanggung Jawab dalam hal ini adalah Kepala Puskesmas; Ketua Tim; Sekretaris; Ketua Pokja Admen dan Anggotanya; Ketua Pokja UKM dan anggotanya serta Ketua Pokja UKP dan anggotanya. Untuk mempermudah tugas Ketua Pokja dapat ditentukan Koordinator Bab untuk masing-masing Bab mulai dari Koordinator Bab I sampai Bab IX.
Untuk memastikan sinergi antara Bab I sampai Bab IX, sebaiknya Ketua Tim Akreditasi sekaligus dipegang oleh Wakil Managemen Mutu (WMM)

B. Tim Managemen Mutu

Managemen Mutu ditanggungjawabi oleh Kepala Puskesmas dan dipimpin oleh seorang Wakil Managemen Mutu (WMM), yang membawahi 4 (empat) Sub Tim yang masing-masing dipimpin oleh seorang Koordinator yaitu:

1. Audit Internal: Bertanggungjawab dalam Audit Internal mulai dari tahap Rencana Audit, Pelaksanaan Audit, Monitoring dan Evaluasinya.
2. Managemen Komplain dan Survey Kepuasan Pelanggan: Bertanggungjawab dalam proses pengukuran berjalannya mutu atau kinerja Puskesmas mulai dari pengelolaan kotak saran, komplain masyarakat secara langsung, sms centre, pengelolaan koin kepuasan dan pelaksanaan survei kepuasan Pelanggan di puskesmas.
3. Managemen Monitoring, Evaluasi dan Perbaikan Kinerja: Bertanggung jawab dalam melakukan monitoring dan evaluasi dari semua kegiatan yang ada baik di UKM maupun UKP.
4. Peningkatan Mutu Klinis dan Keselamatan Pasien (PMKP): Bertanggungjawab memastikan seluruh kegiatan pelayanan klinis berjalan dengan konsep PDCA dengan mengacu kepada Permenkes nomor 11 Tahun 2017 tentang Keselamatan pasien. Koordinator Bab IX sekaligus menjadi Koordinator Tim PMKP.

Langkah II: Penyusunan Pedoman Penyusunan Dokumen dan Pedoman Tata Naskah

Proses Akreditasi sebaiknya dimulai oleh Wakil Managemen Mutu beserta Tim nya, yang harus bekerja cepat dalam menyusun Pedoman Penyusunan Dokumen dan Pedoman Tata Naskah. Terjadi beberapa perdebatan yang isinya apakah tidak sebaiknya disatukan saja Pedoman Penyusunan Dokumen dan Pedoman Tata Naskah dalam satu buku??

Dalam hal ini kami putuskan kedua pedoman tersebut dibuat secara terpisah, dimana Pedoman Penyusunan Dokumen secara detail membahas essensi dari semua dokumen yang dibutuhkan, sedangkan tata Naskah lebih ke teknis pembuatan dokumen mulai dari format atau draft dokumen, tatacara penomoran dokumen, jenis dan ukuran font, margin tulisan dan segala sesuatu yang harus diatur agar dihasilkan keseragaman dari seluruh dokumen nantinya.

Pedoman Penyusunan Dokumen dibuat dengan mengacu kepada Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi FKTP yang dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Bina Upaya Pelayanan Kesehatan Dasar Tahun 2015, sedangkan Pedoman Tata Naskah disusun dengan mengacu kepada Permendagri Nomor 42 Tahun 2016 tentang Tata Naskah.

Dalam Proses penyusunan pedoman ini sebaiknya melibatkan semua ketua pokja dan koordinator Bab, agar semua pihak sama-sama memahami esensi dari pedoman tersebut dan akan menjadi sangat mudah dalam pengerjaan dokumen nantinya.

Langkah III: Duduk Bersama untuk Memahami Instrumen Akreditasi

Bersama dengan Pembimbing Akreditasi yang datang dari Dinas Kesehatan, seluruh Tim Mutu dan Tim Akreditasi sebaiknya duduk bersama dan diskusi untuk memahami semua isi dari Instrument Akreditasi mulai dari Bab I sampai Bab IX beserta kriteria dan elemen penilaiannya. Intinya, kunci di awal adalah duduk bersama, membahas bersama, bingung bersama dan pintar bersama, sehingga di dalam perjalanan proses nantinya tidak terbentuk yang namanya Republik Admen, Republik UKM dan Republik UKP..

Bersamaan dengan diskusi pemahaman instrument akreditasi jangan lupa untuk mendiskusikan dan memahami beberapa dokumen penting dalam Akreditasi yang saya sebut dengan “jimat akreditasi” yaitu:

• Permenkes Nomor 75 tahun 2014 tentang Puskesmas;
• Permenkes Nomor 44 tahun 2016 tentang Pedoman Managemen Puskesmas;
• Permenkes Nomor 43 tahun 2016 tentang Standard Pelayanan Minimal Bidang Kesehatan;
• Permenkes Nomor 46 Tahun 2015 tentang Akreditasi Puskesmas, Klinik Pratama dan tempat Praktek Mandiri Dokter/Dokter Gigi
• Khusus untuk Tim PMKP atau Bab IX “jimat” yang harus dikuasai adalah Permenkes nomor 11 tahun 2017 tentang Keselamatan Pasien
• Sedangkan untuk Tim Managemen Komplain dan Survei kepuasan Pelanggan “jimat” yang harus dikuasai adalah Permenpan nomor 14 tahun 2017 tentang Survei Kepuasan Masyarakat, karena di dalam Peraturan ini sudah dibahas tentang survei secara keseluruhan, sehingga tidak perlu lagi repot membuka buku statistik apalagi sampai menginstal program SPSS di komputer

Langkah IV: Pengerjaan Dokumen

Tim boleh memisahkan diri dulu ke tempat masing-masing sesuai dengan Pokja nya, untuk mengerjakan dokumen yang diperlukan. Hendaknya selalu diingat tentang Hirarki Penulisan Dokumen dimulai dari pembuatan SK/Kebijakan  Pedoman/Panduan  Rencana/Kerangka Acuan  SOP.

Format pembuatan matriks untuk siklus PDCA di masing-masing Bab sebaiknya juga sudah dipahami dan dibuat seragam bentuknya. Dokumen yang sudah jadi, oleh Sekretariat segera diberi tanggal mulai berlaku, dilakukan penomoran dan ditandatangani oleh Pimpinan Puskesmas. Untuk kemudian didistribusikan ke unit-unit terkait melalui buku Ekspedisi.

Jika dokumen sudah sampai ke unit-unit terkait, yang membuat dokumen wajib melakukan sosialisasi agar apa yang menjadi tujuan dokumen tersebut dapat dipahami dengan baik.

Isi dari semua dokumen yang terkait dengan peningkatan mutu dan kinerja Puskesmas, oleh Tim Managemen Mutu segera dirangkum dalam satu Pedoman yaitu Manual Mutu.

Langkah V: Implementasi

Setelah dokumen yang dibutuhkan sudah dibuat dan tersosialisasi dengan baik maka segera diimplementasikan di Puskesmas dengan menjalankan proses monitoring dan evaluasi, juga mulai berjalan proses Audit Internal.

Dalam tahap implementasi ini juga akan semakin dipahami apa yang diminta oleh elemen penilaian Instrumen Akreditasi, sehingga sembari pelaksanaan implementasi dapat juga sembari memperbaiki apa yang kurang di Dokumen yang sudah dibuat.

Langkah VI: Tata Graha Puskesmas

Selain persiapan dokumen, persiapan Tata Graha Puskesmas juga merupakan hal yang sangat penting. Sebaiknya Proses tatagraha dikerjakan secara gotong royong. Dalam proses ini akan terlihat beberapa keajaiban yang mungkin akan muncul dari ide-ide kreatif dari semua Pegawai Puskesmas.

Salah satu keindahan yang tercipta dari Proses menuju akreditasi adalah: terciptanya kebersamaan, saling menghargai seorang akan yang lain, dan saling membutuhkan karena tidak ada satu orang pun yang mampu mengerjakan banyak hal dalam waktu yang bersamaan.

Tulisan ini saya dedikasikan untuk Teman-Teman tercinta di Rumah Kedua Puskesmas Medan Johor, dan untuk Tiga Orang Pembimbing Akreditasi yang luar biasa dari Dinas Kesehatan Kota Medan, yang sudah menjadi orangtua asuh kami selama proses berlangsung: Bapak Edi Subroto, SKM, M. Kes (Pembimbing Admen); Bapak Leo Erickson SKM (Pembimbing UKM) dan Ibu dr. Rumondang Pulungan, M. Kes (Pembimbing UKP)

Salam Kesehatan

Tim Managemen Mutu
Puskesmas Medan Johor